Conciliación de TPV: por qué nunca cuadra línea a línea y cómo resolverlo

La conciliación de TPV no cuadra línea a línea porque el terminal registra operaciones individuales por su importe bruto, y el banco abona liquidaciones agrupadas, en otra fecha y a menudo netas de comisiones y devoluciones. Se resuelve conciliando en tres niveles: cada operación contra el fichero de liquidación del adquirente, cada liquidación contra su abono en cuenta y cada comisión cobrada contra la pactada. Sin el fichero de liquidación solo se puede cuadrar por totales, y siempre quedará una diferencia sin explicar.

Por qué lo que cobra el datáfono no coincide con lo que ingresa el banco

Entre las ventas con tarjeta y el extracto bancario se acumulan seis diferencias:

• Agrupación. La caja registra cien operaciones y el banco hace un abono, o unos pocos: por cierre del terminal, por establecimiento o por día.
• Fecha. La venta es del día en que se pasa la tarjeta. El abono llega cuando liquida el adquirente, que es el banco o la entidad de pago que te da el servicio de TPV y te ingresa las ventas con tarjeta, y lo vendido tras el cierre del terminal entra en la liquidación siguiente.
• Bruto o neto. Si el contrato liquida por el neto, el banco abona las ventas ya descontada la comisión, en un solo apunte. Si liquida por el bruto, abona el total y carga la comisión aparte, a diario o a fin de mes.
• Devoluciones y anulaciones. Reducen la liquidación del día en que se procesan, no la del día de la venta.
• Retrocesiones. Cuando el titular disputa un cargo, el adquirente puede adeudar el importe semanas después, sin relación con ninguna venta del día.
• Costes fijos. La cuota de mantenimiento o el alquiler del terminal no corresponden a ninguna operación.

Ninguna es un error. El problema es que llegan mezcladas en el mismo apunte bancario.

Qué comisiones hay dentro de una liquidación

Lo que paga el comercio a su adquirente se llama tasa de descuento. Dentro de ella hay tres componentes: la tasa de intercambio (lo que el banco adquirente paga al banco emisor de la tarjeta), las tasas del sistema de tarjetas y el margen del propio adquirente.

Solo la primera tiene un límite legal. El Reglamento (UE) 2015/751 limita la tasa de intercambio al 0,2 % del importe en las operaciones con tarjeta de débito y al 0,3 % en las de crédito. Esos límites no se aplican a las tarjetas de empresa, a las retiradas de efectivo ni a los sistemas de tarjetas de tres partes. En España, la Ley 18/2014 regula las operaciones en terminales situados en España cuando los dos proveedores de servicios de pago están establecidos aquí: 0,2 % en débito con un máximo de 7 céntimos por operación y 0,3 % en crédito, que bajan al 0,1 % y al 0,2 % en los pagos pequeños, con el umbral en 20 euros.

El límite afecta a la tasa de intercambio, no a la tasa de descuento. Lo que paga el comercio lo fija su contrato, y por eso hay que comprobarlo.

El mismo Reglamento da al comercio dos herramientas para conciliar. El artículo 9 obliga al adquirente a ofrecer tasas de descuento desglosadas por categoría y marca de tarjeta, salvo que el comercio pida por escrito una tasa única. El artículo 12 le obliga a facilitar, por cada operación, una referencia que permita identificarla, el importe abonado y los gastos aplicados, con mención aparte de la tasa de descuento y de la tasa de intercambio. Solo puede entregarlo agregado si el comercio lo ha consentido expresamente, y el contrato puede prever que se facilite de forma periódica, al menos una vez al mes. El detalle existe y tienes derecho a pedirlo.

Los tres niveles de una conciliación de TPV que funciona

Casar directamente el tique de caja con el extracto es lo que hace que nunca cuadre. Hay que pasar por el documento intermedio: la liquidación del adquirente.

• Nivel 1: operación contra liquidación. Cada venta con tarjeta registrada en el sistema de caja se cruza con su línea en el fichero de liquidación. Las claves habituales son el número de comercio, el terminal, la fecha y la hora, el número de autorización y el importe. Aquí aparecen las ventas que no llegaron al adquirente, las operaciones que están en el banco y no en caja, los duplicados y las devoluciones sin venta asociada.
• Nivel 2: liquidación contra abono. El total de cada liquidación, bruto o neto según el contrato, se cruza con el movimiento del extracto. En un fichero Norma 43, el concepto común 12 corresponde a tarjetas de crédito y débito. En CAMT.053, el abono puede llegar como un apunte de lote. Aquí se detectan liquidaciones no abonadas, abonos en una cuenta equivocada y retrasos.
• Nivel 3: comisión cobrada contra comisión pactada. Con el detalle por tipo de tarjeta, la comisión esperada es una multiplicación. Se recalcula con el contrato y se compara con lo cobrado. Las desviaciones suelen venir de tarjetas clasificadas en otra categoría o de condiciones que no se actualizaron tras una renegociación.

Cada nivel produce su lista de excepciones, con su motivo. Una diferencia de 43 euros deja de ser un descuadre y pasa a ser dos devoluciones y una retrocesión.

Cómo se contabiliza para que la conciliación se sostenga

Lo habitual es usar una cuenta puente de cobros con tarjeta pendientes de liquidar, si es posible una por establecimiento y adquirente. La venta con tarjeta carga esa cuenta por el bruto. El abono del banco la descarga, y la comisión se lleva a gasto (en el Plan General de Contabilidad, la cuenta 626, servicios bancarios y similares).

Así, el saldo de la cuenta puente tiene un significado exacto: las ventas de los últimos días aún sin liquidar. Si crece sin motivo, hay operaciones sin abonar o abonos sin identificar, y se ve en días, no en el cierre del ejercicio.

Qué pedirle al banco o al adquirente

• El fichero de liquidación diario con detalle por operación, entregado por un canal sin intervención manual.
• La liquidación por el bruto, con la comisión en un cargo separado, si el adquirente lo ofrece. Así el abono coincide con las ventas.
• Un abono por establecimiento y día, con el número de comercio en la referencia del movimiento.
• Las comisiones desglosadas por categoría y marca de tarjeta, como prevé el artículo 9 del Reglamento.
• El detalle de las retrocesiones, con la referencia de la operación original.

Cuándo no compensa automatizarla

Con un establecimiento, un terminal, un banco y liquidación por el bruto, una comprobación mensual de totales (ventas con tarjeta contra abonos, comisión contra porcentaje pactado) es suficiente. Tampoco compensa si el banco o la entidad que te da el servicio de TPV no te entrega el fichero de liquidación, que es el detalle de qué operaciones componen cada abono y qué comisión se ha descontado. Sin ese fichero solo se automatiza el segundo nivel, y las diferencias seguirán sin explicación. Y si el sistema de caja no exporta las operaciones con su número de autorización, eso es lo primero que hay que resolver.

Empieza a compensar con varios establecimientos, varios adquirentes o un volumen diario que hace inviable revisar las diferencias a mano.

Cómo lo resuelve Rosetta IA

Rosetta IA de Arjé Partners incluye una aplicación de conciliación de TPV. Lee los ficheros que envían los bancos, los cruza con las operaciones del TPV y explica la diferencia. Las comisiones, las retenciones y las liquidaciones netas se identifican por separado. Admite varios establecimientos y varios bancos sobre el mismo proceso. Lo que no cuadra aparece como una excepción con su motivo.

Los importes se tratan con reglas deterministas y auditables: el mismo dato de entrada produce siempre el mismo resultado. La inteligencia artificial se usa para entender la estructura de los sistemas, no para calcular. No hay que cambiar el sistema de caja ni el ERP: Rosetta IA se conecta por API, servicio web, base de datos o fichero. La aplicación se contrata por separado, y el punto de partida es un diagnóstico.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el abono del banco es menor que las ventas con tarjeta del día?

Porque casi nunca corresponde a ese día. El abono recoge las operaciones de un cierre anterior y puede llegar con las comisiones, las devoluciones y alguna retrocesión ya descontadas.

¿Puedo exigir el detalle de comisiones por operación?

Sí. El artículo 12 del Reglamento (UE) 2015/751 obliga a facilitar por cada operación su referencia, su importe y los gastos aplicados, separando tasa de descuento y tasa de intercambio. Solo se puede agregar si lo has consentido expresamente.

¿Basta el extracto Norma 43 para conciliar el TPV?

No. El extracto solo contiene el abono agrupado, así que sirve para el segundo nivel. Para bajar a la operación y a la comisión hace falta el fichero de liquidación del adquirente.