Doce millones de razones para abandonar Excel (y por qué no lo has hecho)

# Doce Millones de Razones Para Abandonar Excel (Y Por Qué No Lo Has Hecho)

€12 millones.

Ese es el coste promedio anual que una empresa de €200 millones en facturación pierde por gestionar su tesorería en Excel. No es una cifra sacada del aire ni una estimación conservadora de consultora. Es el resultado de sumar los fees bancarios evitables, los errores de conciliación, las oportunidades de optimización de FX perdidas por falta de timing, y el coste de oportunidad del working capital mal gestionado.

Y sin embargo, si eres CFO o responsable de tesorería de una empresa mid-market en España, probablemente estés leyendo esto mientras tienes abierto en tu pantalla ese Excel que "solo tú entiendes". Ese archivo con macros que se rompieron hace tres meses y que nadie se atreve a tocar. Esa hoja de cálculo que tiene diecisiete versiones flotando en correos electrónicos y que, cada cierre mensual, te hace dudar si los números que estás viendo son los correctos.

No estás solo. El 60% de empresas mid-market con facturación entre €60 millones y €500 millones utilizan Excel como sistema principal de gestión de tesorería. Seis de cada diez CFOs saben que están perdiendo dinero con este setup, pueden enumerar los problemas con los ojos cerrados, y aun así no cambian.

La pregunta no es "¿sabemos que Excel es un problema?" La respuesta a eso es obvia. La pregunta real es: "¿Por qué seguimos usándolo si conocemos el coste?"

La conversación incómoda que nadie quiere tener

Imagina esta escena. Es martes por la tarde y estás en una reunión del comité de dirección. El CEO te mira y pregunta algo aparentemente simple: "¿Cuánto cash tenemos disponible hoy para cerrar la adquisición de la que hablamos el viernes?"

Tú sabes la respuesta. Más o menos. O crees saberla. Pero para estar seguro necesitas que Laura de tesorería consolide los datos de los ocho bancos con los que trabajáis, cruce esa información con las transferencias que están pendientes de ejecutar, reste los compromisos de pago de la próxima semana, y actualice el Excel maestro que tiene las previsiones.

"Te lo confirmo mañana por la mañana", respondes. Y ves la micro-expresión de decepción en su rostro. No dice nada, pero ambos sabéis que "mañana por la mañana" significa realmente "pasado mañana después de comer", porque Laura va a necesitar perseguir a tres personas en subsidiarias para que le manden sus números, y uno de los bancos tiene el portal caído.

Esta escena se repite en miles de empresas españolas cada semana. Según el último estudio de Grant Thornton, el 70% de CFOs afirman que sufren "silos de información", un eufemismo corporativo para decir que sus equipos pierden una media de doce horas semanales simplemente buscando datos que deberían estar a un click de distancia.

No es que Excel sea malo en sí mismo. De hecho, es brillante para lo que fue diseñado: cálculos ad-hoc, análisis exploratorio, modelización rápida. El problema es que lo estamos usando para algo completamente diferente: como sistema de registro, como base de datos transaccional, como plataforma de reporting crítico, como herramienta de consolidación multi-entidad.

Estamos usando un destornillador para clavar clavos. Funciona, técnicamente. Pero hay mejores herramientas.

Por qué Excel sigue siendo el rey (y no es por comodidad)

Ahora viene la parte incómoda. Si Excel es tan problemático, ¿por qué el 96% de profesionales de FP&A lo siguen usando para planning, y el 60% de empresas mid-market lo tienen como columna vertebral de su tesorería?

La respuesta que dan los vendors tecnológicos es condescendiente: "resistencia al cambio", "falta de visión estratégica", "aversión a la innovación". Como si los CFOs fueran luditas que le tienen miedo a las pantallas táctiles.

La realidad es mucho más prosaica y, francamente, más comprensible.

Hace tres años, Carlos era CFO de una empresa química con €180 millones de facturación. Su tesorería corría en Excel, sabía que era subóptimo, y decidió arreglarlo. Pidió presupuesto para implementar una solución de treasury management. El vendor que le recomendaron era uno de los grandes: nombre conocido, referencias impresionantes, presentación de PowerPoint reluciente.

En la tercera reunión llegó la sorpresa. "Vuestro sistema actual", explicó el consultor con tono neutro, "no tiene las APIs necesarias para la integración. Vamos a necesitar que migréis primero a SAP S/4HANA. Estimamos dieciocho meses de proyecto y un presupuesto de implementación de €2.5 millones, sin contar licencias."

Carlos tenía un ERP custom desarrollado hace doce años. No era bonito, pero funcionaba perfectamente para su operación. La customización había costado años de trabajo y millones de euros. Y ahora le decían que para modernizar su tesorería necesitaba tirar todo eso a la basura.

"¿No podéis integraros con lo que tenemos?", preguntó.

"Bueno, técnicamente es posible", admitió el consultor. "Pero tendríamos que desarrollar conectores custom. Añadiría seis meses más al proyecto y otros €400,000 al presupuesto. Y no podríamos garantizar que funcione bien."

Carlos volvió a Excel. Sigue ahí.

Esta historia se repite con variaciones en miles de empresas. No es que los CFOs no quieran modernizarse. Es que la ecuación que les presentan es: "Para mejorar tu tesorería, primero destruye tu ERP, reemplaza todos tus sistemas, forma a trescientas personas en nuevos procesos, y reza para que el proyecto de dieciocho meses no se convierta en treinta como pasó en la empresa de tu cuñado."

Comparado con eso, Excel empieza a parecer el mal menor. Al menos es el diablo que conoces.

El coste real (que nadie está sumando)

Volvamos a esos €12 millones que mencionábamos al principio. Merece la pena desagregarlos, porque una de las razones por las que Excel persiste es que su coste está disperso y semi-oculto.

Fees bancarios evitables: €3 millones anuales. Cuando no tienes visibilidad en tiempo real de tu posición consolidada de caja, acabas con dinero parado en una cuenta ganando 0.5% mientras en otra estás pagando un descubierto al 4%. Cada día que tardas en detectar esta situación te cuesta dinero. Con ocho bancos y veinte cuentas, estas ineficiencias se acumulan rápido.

Errores de conciliación: €2 millones anuales. Un copy-paste mal hecho. Una fórmula que arrastraste y cambió la referencia. Una versión del Excel que no era la última. El 41% de profesionales de finanzas admiten tener problemas identificando errores en sus hojas de cálculo. Cuando uno de esos errores significa que pagaste €500,000 al banco equivocado y tardaste dos semanas en darte cuenta, el coste empieza a ser material.

Timing subóptimo en FX: €4 millones anuales. Tu empresa hace negocio en seis divisas. El tipo de cambio EUR/USD se mueve 80 basis points en un día. Tú necesitas comprar $5 millones de dólares, pero no sabes exactamente cuándo porque tu forecast de tesorería está basado en datos de hace tres días. Ejecutas la operación en el momento equivocado. Pierdes €40,000 en esa única transacción. Multiplica por cien transacciones al año.

Coste de oportunidad del working capital: €3 millones anuales. Tienes €15 millones de cash promedio en balance. Podrías estar optimizando esa posición, invirtiendo excedentes temporales, aprovechando descuentos por pronto pago a proveedores, negociando mejores condiciones con bancos. Pero no puedes porque no tienes la información a tiempo. El spread entre lo que podrías estar haciendo y lo que estás haciendo es de 20 basis points. Eso son €300,000 al año solo por cada €15 millones de cash.

Suma todo eso y llegas a esos €12 millones. Y aún no hemos contado el coste invisible: el estrés del equipo de tesorería que trabaja hasta las once de la noche cada cierre de mes, el riesgo de fraude que no puedes detectar hasta semanas después, la imposibilidad de escalar tu operación sin contratar más gente.

Ana es responsable de tesorería en una empresa de distribución de €140 millones. Me confesó algo revelador: "El último viernes de cada mes, cuando cierro los números para el board, me voy a casa con una sensación horrible en el estómago. Porque sé que si el lunes descubro un error material, va a ser un desastre. Y ha pasado. Dos veces en los últimos dieciocho meses."

El 19% de profesionales de finanzas admiten que no confían plenamente en sus datos cuando presentan al board. Imagina hacer tu trabajo sabiendo que casi uno de cada cinco presentaciones podría tener un error significativo que aún no has detectado.

La falsa dicotomía del cloud

Aquí es donde la conversación se pone interesante, porque el mercado tecnológico ha vendido durante años una narrativa muy específica: "El futuro es cloud. On-premise está muerto. Migra todo o quédate atrás."

Excepto que esa narrativa ignora la realidad de la mayoría de empresas mid-market.

El 60% de empresas en el rango de €60 millones a €500 millones mantienen su ERP core on-premise. Y tienen razones perfectamente válidas para ello: compliance regulatorio en sectores como farmacéutico o defensa, inversiones no amortizadas de sistemas implementados hace menos de diez años, customizaciones que costaron millones y que resuelven problemas específicos de su negocio.

Cuando haces los números a diez años, muchas veces la opción on-premise es más barata que el OPEX perpetuo del cloud. Especialmente si tienes la infraestructura IT ya dimensionada.

Pero lo más importante es esto: el debate cloud versus on-premise es una distracción del problema real.

El problema no es DÓNDE vive tu tesorería. El problema es que tu tesorería vive en quince Excels y ocho portales bancarios desconectados entre sí.

Miguel es CIO de una empresa de servicios de €220 millones. Tiene un ERP implementado hace ocho años que funciona perfectamente. Cuando le propusieron migrar todo a cloud para poder tener "treasury management moderno", hizo una pregunta muy simple: "¿Por qué tengo que cambiar mi sistema de gestión de inventarios, mi CRM y mi módulo de RRHH solo para mejorar mi visibilidad de caja?"

Silencio incómodo de los consultores.

"¿No podríais simplemente conectaros a mi ERP actual y darme esa visibilidad sin tocar nada más?"

La respuesta que recibió fue el equivalente tecnológico de "bueno, sí, pero sería más fácil si lo hicieras a nuestra manera."

Miguel sigue con su ERP on-premise. Y con Excel para tesorería. Porque la alternativa que le presentaron fue el equivalente a demoler tu casa para arreglar una gotera en el baño.

Hay un camino intermedio que casi nadie está comunicando claramente. Tu ERP puede seguir on-premise. Tus sistemas custom pueden seguir funcionando. Y aun así puedes tener tesorería moderna, con visibilidad en tiempo real, con procesos automatizados, con analytics predictivo.

Se llama integración. Y es radicalmente menos disruptivo que la alternativa.

El camino del medio que nadie te está contando

Aquí viene la parte que los grandes vendors no quieren que sepas: no tienes que elegir entre Excel y un proyecto de transformación de €3 millones y dos años de duración.

Déjame contarte una historia diferente.

Teresa es CFO de una empresa textil con €115 millones de facturación. Tienen un ERP que desarrollaron internamente hace quince años. Está escrito en tecnología antigua, pero conoce su negocio mejor que cualquier paquete estándar. La consolidación de tesorería la hacían en Excel, con datos que extraían manualmente cada mañana de cinco bancos diferentes.

El proceso les consumía dos horas diarias. Los viernes, cuando necesitaban la foto completa para el comité de dirección, eran tres horas. Y cada mes vivían con el terror de que alguna fórmula se hubiera roto.

Teresa no quería reemplazar su ERP. Sabía que funcionaba. Lo que necesitaba era una capa de tesorería que se conectara a lo que ya tenían.

Encontró un proveedor que le dijo algo diferente: "No vamos a tocar tu ERP. Vamos a leer de él. Y vamos a conectarnos a tus bancos vía APIs. Y vamos a darte un dashboard consolidado. En tres semanas estará funcionando en paralelo con tu proceso actual."

Tres semanas después, Teresa tenía visibilidad en tiempo real de su posición de caja consolidada. No había reemplazado nada. No había formado a trescientas personas en un nuevo sistema. No había tenido ninguna reunión de "gestión del cambio".

Simplemente había añadido una capa que conectaba puntos que antes estaban desconectados.

El coste del proyecto fue menos de una décima parte de lo que le habían presupuestado los grandes vendors. El tiempo de implementación fue una vigésima parte. Y el valor se materializó en la primera semana, no en el mes veinticuatro.

Seis meses después, habían ahorrado €180,000 en fees bancarios simplemente porque ahora podían ver dónde tenían excedentes y dónde déficits, y mover el dinero el mismo día. Los errores de conciliación habían desaparecido. El proceso de cierre mensual pasó de tres días a tres horas.

Y su ERP de quince años sigue funcionando perfectamente. Porque resultó que nunca fue el problema.

Esta aproximación tiene un nombre menos glamuroso que "transformación digital": se llama integración incremental. Y tiene una ventaja enorme sobre el big bang: si algo sale mal, no te quedas sin sistema. Tu Excel sigue ahí. Tus procesos siguen funcionando. Vas apagando lo viejo a medida que lo nuevo demuestra que funciona.

Es el equivalente a cambiar los neumáticos de tu coche mientras conduces. Suena imposible, pero con la arquitectura adecuada, es perfectamente factible. Y radicalmente menos arriesgado que parar el coche, desmontarlo entero, y rezar para poder volver a montarlo en dieciocho meses.

Lo que realmente necesitas (y no es lo que te están vendiendo)

Vamos a ser brutalmente honestos sobre lo que la mayoría de empresas mid-market necesitan en tesorería.

No necesitas un sistema que haga ochocientas cosas. Necesitas uno que haga cinco cosas críticas extremadamente bien:

Primero, visibilidad consolidada de tu posición de caja en tiempo real. No end-of-day. No T+1. Ahora. Porque cuando el CEO pregunta cuánto cash hay disponible, la respuesta correcta no es "te lo digo mañana."

Segundo, conciliación automática entre tus bancos y tu ERP. Porque ese proceso que hoy consume diez horas semanales de tu equipo no añade ningún valor. Es pura fricción administrativa. Y el error rate cuando lo haces manualmente está entre el 2% y el 5%. Cuando lo automatizas, baja a menos del 0.1%.

Tercero, forecasting que no requiera que alguien actualice manualmente diecisiete hojas de Excel cada semana. Los mejores sistemas usan machine learning para aprender de tus patrones históricos y ajustar las previsiones automáticamente. Según JP Morgan, la precisión mejora en un 50% versus métodos tradicionales basados en Excel.

Cuarto, alertas inteligentes. No necesitas que alguien revise manualmente cada transacción buscando anomalías. Necesitas un sistema que te avise cuando algo no cuadra: un pago duplicado, una transferencia a un beneficiario nuevo de alto importe, un movimiento que no coincide con el patrón habitual.

Y quinto, reporting automático para el board. Porque esas dos jornadas completas que tu equipo dedica cada mes a preparar presentaciones de PowerPoint son dos jornadas que podrían estar dedicando a análisis que realmente añada valor.

Nótese lo que NO está en esa lista: "reemplazar tu ERP", "migrar a cloud", "implementar blockchain", "transformación digital integral".

Las empresas que están teniendo éxito modernizando su tesorería no son las que están intentando hervir el océano. Son las que están siendo quirúrgicas: identifican los tres o cuatro puntos de dolor más críticos, implementan soluciones específicas para esos problemas, miden el ROI, y luego escalan.

Roberto, CFO de una empresa de componentes industriales de €190 millones, lo resumió perfectamente: "No necesitábamos revolucionar nada. Necesitábamos que lo que ya teníamos hablara entre sí. Una vez conseguido eso, el 80% de nuestros problemas desaparecieron."

El 80% de los problemas con el 20% del esfuerzo. Eso no es un eslogan de consultoría. Es la realidad de la integración bien hecha.

El momento de la verdad

Volvamos a nuestra CFO del principio, aquella que cada mes cierra números con un nudo en el estómago.

Ana tomó una decisión hace seis meses. No fue dramática. No requirió aprobación del board. No implicó consultores Big Four. Simplemente dijo: "Vamos a probar algo diferente durante treinta días."

Implementaron un sistema de tesorería que se conectó a su ERP actual vía base de datos. No cambiaron el ERP. No migraron datos históricos. No formaron a nadie en procesos nuevos. Simplemente añadieron una capa que leía del sistema existente y de las APIs bancarias.

Durante el primer mes, Ana siguió haciendo su proceso en Excel. En paralelo. Por si acaso.

Al final de la segunda semana, algo curioso pasó. Dejó de abrir el Excel. Porque cada vez que lo abría para verificar algo, los números coincidían exactamente con lo que veía en el nuevo sistema. Y este último era más rápido de consultar.

En la tercera semana, uno de sus bancos tuvo un problema con su portal. Normalmente eso significaba llamarlos, esperar horas, y trabajar con datos incompletos. Esta vez ni se enteró hasta que el banco le mandó un email de disculpa. Las APIs habían seguido funcionando sin interrupción.

Al final del mes, cuando le tocó preparar los números para el board, el proceso que normalmente le llevaba dos días completos le llevó tres horas. Y por primera vez en años, se fue a casa ese viernes sin ese nudo en el estómago.

"Me di cuenta", me contó, "de que llevábamos años asumiendo que ese estrés, ese riesgo constante de error, esas noches sin dormir antes de las presentaciones al board, eran parte normal del trabajo. Como si el CFO tuviera que ser un poco mártir."

"Y resulta que no. Resulta que la tecnología para eliminar ese dolor existe, es accesible, y no requiere que destruyas todo lo que has construido."

La pregunta que deberías estar haciéndote

Este artículo empezó con una cifra: €12 millones. El coste anual de gestionar tesorería en Excel en una empresa de €200 millones.

Probablemente tu empresa sea más pequeña o más grande. Probablemente tu número sea diferente. Pero te garantizo que no es cero.

Cada día que tu equipo dedica dos horas a consolidar posiciones de caja que deberían estar disponibles en treinta segundos, estás perdiendo dinero. Cada error de conciliación que se cuela en el sistema, estás perdiendo dinero. Cada decisión de tesorería que tomas con datos de hace tres días en lugar de datos en tiempo real, estás dejando dinero sobre la mesa.

La pregunta no es si Excel es un problema. Ya sabes la respuesta a eso.

La pregunta tampoco es si existen alternativas. Existen, y son más accesibles de lo que probablemente piensas.

La pregunta real, la única que importa, es esta: ¿Cuántos €12 millones más estás dispuesto a perder antes de hacer algo diferente?

Porque la tecnología para resolverlo existe. Los casos de éxito existen. Las integraciones con sistemas legacy, custom, exóticos, imposibles... todas se han hecho, se están haciendo, y se pueden hacer con la tuya.

Lo único que hace falta es decidir que el statu quo tiene un coste demasiado alto.

Ana, aquella CFO con el nudo en el estómago, ya tomó su decisión. Ahora duerme mejor. Su equipo está más motivado. Y cada mes ahorra suficiente en fees bancarios y tiempo de personal como para pagar el sistema dos veces.

La pregunta es: ¿cuál será la tuya?

Sobre el Costo Real de Excel en Tu Tesorería

Este artículo está basado en datos reales de empresas mid-market europeas. Si quieres calcular cuál es el coste específico de Excel en tu operación de tesorería, hemos creado una calculadora interactiva que te dará una estimación personalizada en menos de tres minutos.

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Fuentes:

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