«Nuestro sistema es muy especial»: cómo se integra cualquier sistema que se pueda integrar

Integramos cualquier sistema que se pueda integrar: basta con que ofrezca una API, un servicio web, acceso a su base de datos, exportación de ficheros o avisos automáticos (webhooks). Lo que permite integrar un sistema «muy especial» no es una tecnología concreta, sino un método en cuatro pasos: un diagnóstico sin prejuicios, la vía que mejor encaje en cada caso, no tocar la lógica del sistema e implantarlo por etapas.

«Ya, pero el nuestro es un sistema muy especial»

Cuando se dice en una presentación que se puede integrar cualquier sistema, casi siempre hay alguien que levanta la mano para decir que el suyo es distinto.

Y suele tener razón. Todos los sistemas son especiales: una aplicación que la empresa desarrolló internamente, una contabilidad que lleva décadas sobre AS/400, un ERP adaptado durante años a la forma de trabajar de la casa. Eso no impide integrarlos. Obliga a hacerlo con método.

Con qué sistemas trabajamos

• Contabilidades sobre AS/400 (IBM i), leyendo de su base de datos DB2.
• ERP propios, desarrollados a medida por la propia empresa.
• ERP de mercado como Infor M3 o Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Plataformas de tesorería (TMS): Sage XRT Advanced, a través de su API, Embat y Kyriba.
• Invofox, para la lectura de facturas de proveedor.

¿Qué tienen en común? Que cada uno ofrece al menos una vía para leer o escribir sus datos. Con eso, hay camino.

Paso 1: un diagnóstico sin prejuicios

No se empieza diciendo qué hay que cambiar. Se empieza preguntando:

• ¿Qué sistemas hay y qué ofrece cada uno hoy, sin desarrollar nada?
• ¿Cómo funcionan? ¿Qué identifica cada registro y cómo se sabe qué ha cambiado?
• ¿Qué no se puede tocar? Procesos de cierre, horarios de carga, programas críticos.
• ¿Quién mantiene cada sistema y cuánto tiempo puede dedicarle?

De las respuestas sale la vía de integración y el orden de los trabajos.

Paso 2: la vía que mejor encaje en cada caso

No hay una tecnología mejor que otra en abstracto: hay la que funciona en cada caso. Las vías habituales son:

• API REST, cuando el sistema la ofrece.
• Servicios web SOAP, más antiguos, pero fiables y frecuentes en ERP de cierta edad.
• Lectura directa de la base de datos, sin escribir en ella, cuando no hay API.
• Intercambio automático de ficheros (SFTP, CSV, XML), la vía más universal.
• Avisos automáticos (webhooks): el sistema avisa en cuanto ocurre un evento, sin esperar a la siguiente carga.

Combinar vías es normal: leer de la base de datos y escribir por fichero, por ejemplo. Los criterios para elegir entre ellas están en Integrar un ERP sin API.

Paso 3: sin tocar tu sistema

La regla número uno: no se toca la lógica de negocio del sistema. Nunca.

• No se cambia su código. La integración es una capa intermedia que lee lo que el sistema ya produce.
• Cuando hay que escribir, se hace por el propio proceso del sistema, con sus validaciones. Nunca directamente en sus tablas.
• Si la integración falla, el sistema sigue funcionando como siempre.

Paso 4: implantación por etapas

Nada de cambiarlo todo de golpe:

1. Solo lectura. Los datos se leen y se comparan con los informes que el equipo ya conoce.
2. Cargas nocturnas por lotes. Se empieza a escribir con un riesgo bajo y con revisión.
3. Automatización de lo que ya cuadra. La persona solo revisa las excepciones, cada una con su motivo.
4. Intercambio en los dos sentidos, si el proceso lo necesita y existen las especificaciones de los dos sistemas.

Al terminar cada fase se comprueba el resultado y se decide si seguir. Cada una tiene valor por sí misma.

Por qué nos especializamos en el tuyo

Los conectores del mercado cubren productos de mercado. La aplicación que tu empresa se construyó en casa no está en ningún catálogo, y a menudo es justo la que guarda el dato que hay que mover. Esa es la especialidad de Arjé Partners.

El límite también se dice: si un sistema no ofrece ninguna vía, no hay integración posible. El diagnóstico sirve para saberlo pronto.

Cómo lo hace Rosetta IA de Arjé Partners

Rosetta IA es la plataforma de integración de Arjé Partners. Lee de cada sistema por la vía que ofrezca, traduce los datos a un modelo común, los comprueba y los entrega al destino en la forma en que este los admite. Es la propia transacción del sistema de destino la que valida y registra cada dato.

La inteligencia artificial propone a qué corresponde cada campo en el modelo común, y una persona confirma cada propuesta. Los importes se calculan con reglas fijas, que dan siempre el mismo resultado.

Se contrata como servicio, con la implantación a cargo de los consultores de Arjé Partners. El plazo depende del sistema y del proceso, y se fija en el diagnóstico. Los pasos técnicos de una integración con una aplicación propia están en Integrar la aplicación propia de tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Qué sistemas se pueden integrar?

Los que ofrezcan al menos una vía: una API, un servicio web, acceso a su base de datos, exportación de ficheros o avisos automáticos. La mayoría de los sistemas, también los antiguos y los hechos a medida, ofrecen alguna.

¿Hay que modificar el sistema para integrarlo?

No. Se lee lo que el sistema ya produce y, cuando hay que escribir, se hace por su propio proceso, con sus validaciones.

¿Qué pasa si mi sistema no tiene API?

Quedan la lectura de su base de datos, el intercambio de ficheros y, si los admite, los avisos automáticos. Se puede usar una vía distinta para cada tipo de dato.